Quer saber o que é e como fazer um diagnóstico empresarial?

Para gestores que trabalham duro e estão sempre lidando com os desafios do ramo no qual atuam, pode ser difícil pausar as atividades e visualizar o contexto atual da empresa com a calma necessária. Dessa forma, atividades cotidianas que pouco agregam ao negócio passam despercebidas pela direção.

Assim, é muito importante realizar um diagnóstico empresarial para mapear as rotinas e entender como a empresa pode melhorar e, consequentemente, aumentar a sua margem de lucro. Preparamos um post para que você entenda melhor o conceito e como aplicá-lo em seu negócio. Boa leitura!

O que é um diagnóstico empresarial?

Esse diagnóstico é uma avaliação interna de todos os processos que ocorrem em uma empresa. Ele envolve a fabricação de produtos, a concretização de vendas, os serviços de marketing, atendimento e tudo o mais que faça parte do cotidiano do negócio.

Essa ferramenta serve para identificar as forças e fraquezas do negócio, além de apontar alguns fatores que compõem a operação como:

• dados relacionados ao faturamento;
• controle do estoque;
• estratégias de marketing que não estejam funcionando.

É interessante notar que o diagnóstico empresarial serve para empresas de diferentes portes, desde as pequenas e micro até os grandes players do mercado. Muitos gestores de empreendimentos menores podem achar que conhecem tudo o que ocorre em seu negócio por conta do escopo reduzido de operações, mas são exatamente esses conjuntos de técnicas que garante que tudo saia como planejado.

Como realizar esse diagnóstico?

Agora, mostraremos os passos para que você consiga realizar um diagnóstico empresarial completo!

Coleta de informações

O primeiro passo para realizar o diagnóstico empresarial é coletar dados sobre todas as áreas da empresa, a partir de cada atividade desempenhada nos setores. Alguns itens podem ser elencados para facilitar esse trabalho:

• resultados financeiros de acordo com cada setor;
• nível de satisfação dos colaboradores;
• números relacionados ao desempenho das vendas;
• reclamações dos clientes (e fatores de melhoria);
• nível da produtividade interna.

Análise de dados

Este é o momento de organizar todas as informações coletadas e posicioná-las em planilhas ou gráficos — como no Excel. Isso ajuda a ter uma visão mais ampla do negócio e a comparar os resultados atuais com as projeções.

Esse trabalho de análise de dados também pode ser feito com o auxílio de ferramentas de Business Intelligence e Big Data. A empresa pode capacitar seus colaboradores ou buscar profissionais terceirizados para fazer esse trabalho.

Identificação dos problemas

Nesse momento, precisamos identificar quais são as falhas e quando elas ocorrem, além de descobrir possíveis oportunidades para a empresa se desenvolver. É a partir disso que entendemos as prioridades de intervenção e o momento adequado para novas ações.

Proposta de intervenção

Por fim, após ter todas as informações em mãos e ter identificado as maiores falhas, podemos pensar em soluções para serem implementadas. O planejamento deve ser montado, com detalhes envolvendo metas, planos de ação e a definição de prazos para que os resultados sejam avaliados novamente.

Quais as ferramentas e documentos existem para ajudar?

Conhecendo as etapas, agora é o momento de apresentarmos as principais ferramentas para realizar o seu diagnóstico empresarial.

Fluxo de caixa

Essa ferramenta tem a ver com a quantia de dinheiro que é recebida e também aos valores gastos na empresa. Trata-se de um instrumento oriundo da área das finanças e que consegue refletir os resultados das ações e mostrando o quão saudável a companhia está.

Para realizá-lo, é necessário avaliar todas as receitas e despesas em um determinado período. Um fluxo de caixa positivo é aquele que mostra que os valores a receber são maiores em relação às despesas. Do contrário, será necessário rever a situação financeira da organização.

Para conseguir um fluxo de caixa positivo, é essencial realizar as seguintes ações:

• atualizar as entradas e saídas de dinheiro;
• controlar o capital de giro;
• calcular previsões de entradas e saídas de dinheiro para o futuro;
• adotar metas e acompanhá-las adequadamente.

Matriz SWOT

Essa matriz — também conhecida como análise FOFA, é muito importante para o diagnóstico, já que ela ajuda a avaliar o ambiente interno (a parte controlável do empreendimento) e externo (campo que a empresa não controla, mas que pode influenciar suas decisões). Ela trabalha com alguns elementos específicos:

• forças: são os elementos que revelam os pontos fortes da organização. Como exemplo, podemos citar uma empresa que se destaque pelo alto nível de capacitação dos seus colaboradores;
• fraquezas: o oposto do primeiro elemento. Uma empresa, mesmo que se destaque por ter colaboradores capacitados, pode estar vendendo pouco. Nesse contexto atual de instabilidade econômica por conta dos efeitos da pandemia do coronavírus, essa pode ser uma situação bastante comum;
• ameaças: aqui, temos tudo que possa comprometer os bons resultados da organização. Alguns exemplos são a entrada de novos concorrentes, elevação de impostos, baixa retenção de talentos;
• oportunidades: por fim, são lacunas de mercado que uma empresa pode explorar para crescer. Um exemplo seria a obtenção de uma linha de crédito atrativa ou a possibilidade de um investimento extra por parte de parceiros.

Todos esses itens são retirados da própria sigla SWOT: strength (força), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). O que é mais interessante em relação à matriz é que ela pode ser feita em uma reunião de brainstorming.

Todos os elementos citados podem ser registrados e repassados para as equipes por e-mail, conscientizando os trabalhadores sobre as novas posturas desejadas pelos gestores.

Benchmarking

O benchmarking é uma técnica destinada a analisar as estratégias adotadas pela concorrência. Com os resultados coletados, será mais fácil entender os pontos nos quais a empresa ainda pode melhorar e implementar melhorias.

Um diferencial dessa técnica é que a análise realizada não precisa ser feita apenas com os concorrentes diretos do negócio. É possível agregar estratégias de outros ramos, desde que ela se adapte às particularidades do seu negócio.

Assim, uma cervejaria artesanal pode aprender com o mostruário digital de uma floricultura, por exemplo. O que é interessante no benchmarking é que boas características podem ser adaptadas por diferentes ramos, desde que gerem resultado.

Além disso, o benchmarking também proporciona um conhecimento diferenciado do mercado, com o estudo detalhado que ele demanda. Com isso, será mais fácil reduzir custos, aumentar a produtividade e até mesmo elevar as suas margens de lucro.

Como uma consultoria pode ajudar?

Como vimos, o diagnóstico empresarial pode ser realizado pelos próprios colaboradores, com o auxílio de diversas técnicas e ferramentas. Contudo, contar com parceiros especializados nessa tarefa é uma maneira interessante de obter uma visão mais imparcial dos processos.

Esses parceiros também introduzirão metodologias avançadas para diagnosticar a situação da empresa de forma mais precisa, além de comparar os resultados com os concorrentes do mesmo segmento. Com esses insights, será mais fácil adotar soluções personalizadas para incorporar melhorias.

O Sebrae tem profissionais preparados para ajudá-lo em seu diagnóstico empresarial. Contamos com duas ferramentas de diagnóstico distintas para obter resultados ainda mais precisos e adaptados à realidade da sua empresa. Como pudemos ver no artigo, o diagnóstico empresarial é uma maneira de mapear as suas atividades atuais e buscar melhorias.

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Sebrae Alagoas