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Você precisa executar várias atividades em seu trabalho (ou até na vida pessoal) e acaba atrasando a produção ou mesmo ficando com a sensação de não saber por qual delas começar? Se essa situação é familiar, está na hora de conhecer algumas estratégias para entender melhor como priorizar tarefas.
Esse problema é bastante comum e pode afetar a sua produtividade e o desempenho de sua empresa. Além disso, resulta no sentimento de que existe uma sobrecarga de trabalho, o que nem sempre é verdade — talvez o real problema seja a dificuldade de identificar o que é urgente e o que pode ser deixado para depois.
Para um líder, definir prioridades é essencial para direcionar o trabalho dos colaboradores e conseguir maior engajamento da equipe. Continue a leitura e descubra como fazer isso!
Por que saber identificar urgências faz toda a diferença para o seu negócio?
Quando várias tarefas são consideradas urgentes, na verdade, existe uma grande possibilidade de que nenhuma delas seja, de fato, tão prioritária. O que acontece é que há falta de clareza sobre o que é realmente prioridade.
Isso gera confusão e desmotiva a equipe, que se sente sobrecarregada, sem um direcionamento adequado. Por isso, adotar boas práticas de gestão e entender as prioridades faz toda a diferença.
Urgência, prioridade e importância, por exemplo, são conceitos distintos, que ajudam a classificar cada demanda:
- uma tarefa urgente não necessariamente é prioritária. A urgência se relaciona ao tempo para execução e prazo para conclusão;
- importância diz respeito ao valor que a tarefa em questão agregará ao negócio;
- prioridade acaba sendo uma mistura de ambos. Ou seja, as tarefas importantes, com menor prazo, são prioritárias.
Classifique as prioridades
Saber classificar cada tarefa de acordo com tais critérios pode parecer um tanto confuso — afinal, nem sempre aquela considerada prioritária é urgente, certo? Porém, isso faz toda a diferença para evitar que algo que, embora importante, tenha mais prazo e seja executado antes das demais demandas.
Por isso, vale a pena classificar também as prioridades:
- prioridade 1 é tudo aquilo que é urgente e importante;
- prioridade 2 são tarefas importantes, mas não tão urgentes;
- prioridade 3 se refere a urgências que não são tão importantes.
Como priorizar tarefas mais importantes?
Seguindo essa linha de raciocínio, fica mais fácil entender como priorizar cada ação de sua empresa. Um método muito utilizado para isso é a Matriz de Eisenhower, que distribui as tarefas em quatro quadrantes, o que facilita a visualização do que deve ser executado primeiro e o que pode ser delegado.
No primeiro quadrante, fica tudo aquilo que é urgente e importante, como resolução de crises, projetos com prazos e reuniões que não podem ser adiadas, por exemplo. No segundo, fica o que é importante, mas não tem urgência, como planejamento de ações, treinamento e relacionamento. Nesse caso, defina datas para a execução, após solucionar as prioridades.
No terceiro quadrante, estão tarefas que são urgentes, mas nem tão importantes, como telefonemas ou determinadas reuniões, que podem ser delegadas à equipe. Por fim, no quarto, estão atividades nem urgentes, nem importantes, que devem ser eliminadas para melhorar a produtividade. Exemplos disso são troca de e-mails desnecessários e uso de redes sociais para lazer.
A ideia da matriz veio de Dwight Eisenhower, 34º presidente dos Estados Unidos, que afirmou que “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. Para ilustrar, veja um exemplo da matriz:
Como implantar essa estratégia em meu negócio?
Ao criar regras para classificar a prioridade das tarefas, sua equipe ganha autonomia para a execução do trabalho. Como reflexo, a motivação aumenta e a empresa se torna mais produtiva. Confira a seguir o que fazer para implantar essa nova cultura corporativa.
Faça um mapeamento de tarefas
É preciso conhecer todas as tarefas executadas pelo negócio, bem como as ferramentas necessárias para sua execução. Em muitos casos, a conclusão de um determinado trabalho exige o envolvimento de várias equipes e demanda recursos distintos.
Assim, é fundamental listar tudo o que precisa ser feito (até mesmo o mais básico, como agendamento de reuniões ou envio de propostas por e-mail), estabelecendo prazos para cada etapa intermediária.
Use a matemática
Definir as prioridades pode ser um desafio, mas além da estratégia de avaliar a urgência e a importância, você pode usar a matemática. Por exemplo, supondo que a prioridade de seu negócio seja lançar um produto no mercado, é possível listar tarefas (e prazos) para diferentes ações:
- definição do público-alvo em duas semanas;
- escolha das melhores estratégias para alcançar esse público e qual o percentual (objetivo) a ser alcançado. Por exemplo, estabelecer como meta que 30% comprem o produto;
- envio de informações de marketing para 100% desse público (e recursos necessários para isso);
- contato telefônico com aqueles que se interessaram (supondo que seja metade dos que receberam a informação inicial, estabeleça prazos e recursos para que essa etapa seja bem-sucedida) ;
- formalização do negócio;
- análise da eficiência das estratégias utilizadas, observando se o objetivo (30%) foi atingido ou não, o que permitirá identificar as ações bem-sucedidas e os pontos de melhoria.
Avalie prazos
Como você percebeu, para estabelecer o prazo de conclusão de um projeto, várias etapas anteriores precisam ser cumpridas. Assim, podem existir várias camadas de prazos distintos, que precisam ser apresentadas de forma transparente a cada um dos responsáveis.
É fundamental que os colaboradores entendam qual a sua importância no objetivo global e qual a urgência de sua tarefa específica, de forma que se sintam engrenagens do processo.
Compartilhe
Explique aos colaboradores como foi feita a definição de prioridades e quais as tarefas de cada departamento, para que todos trabalhem em sinergia. Compartilhe quais os prazos que devem ser cumpridos em cada ação e também a urgência de cada projeto.
Estimule o foco
Não há dúvida de que a equipe precisa ter momentos de descanso e lazer, mesmo durante a jornada, para recarregar energias. Porém, é fundamental que tenham foco. Quantas vezes, ao navegar por redes sociais, perdemos muito tempo sem nem ao menos perceber?
Por isso, é importante demonstrar que os intervalos são saudáveis e permitir pequenas pausas ao longo do dia. Porém, essas interrupções precisam ter um tempo limitado, para que não comprometam a produtividade.
Por que apostar na gestão colaborativa?
Quanto mais a equipe estiver envolvida nos projetos e conhecer sua importância para os resultados da empresa, mais responsável será. Assim, divida as estratégias, saiba delegar ações e reconheça o bom desempenho. Ouvir os colaboradores e entender as dificuldades de cada time também é essencial para atingir os objetivos.
Saber como priorizar tarefas faz muita diferença para o negócio, ainda mais diante do momento econômico atual, que oferece vários desafios às empresas. A gestão colaborativa e a transparência são essenciais para o comprometimento dos colaboradores, o que se reflete diretamente na melhoria dos resultados.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue em nossa página e descubra como fazer a gestão de produtividade!
