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Entender como distribuir responsabilidades é um dos principais desafios dos gestores. Afinal, é preciso conhecer as habilidades de cada membro da equipe para saber como delegar tarefas da melhor maneira e, com isso, priorizar ações mais estratégicas para o desenvolvimento do negócio.
Além disso, ao dividir as responsabilidades, os colaboradores se sentem valorizados e motivados, pois têm a chance de desenvolvimento de novas capacidades e de reconhecimento. Por isso, é muito importante saber abrir mão de determinadas tarefas e aprender a orientar a equipe para a sua execução de forma adequada.
Acompanhe nosso post para descobrir como fazer isso e impulsionar seus resultados!
Entenda como delegar tarefas
Em qualquer empreendimento, as tarefas podem (e devem) ser distribuídas para a equipe. Quando um líder tenta centralizar todos os processos, normalmente o resultado é a sobrecarga de trabalho e a falta de tempo para o planejamento estratégico do negócio.
Assim, é fundamental reconhecer que a equipe não é formada por pessoas cuja atribuição é apenas ajudar nas tarefas, mas sim por colaboradores que podem executar o trabalho com responsabilidade, sob a orientação do líder. Embora isso possa ser difícil para gestores centralizadores, os resultados sempre são positivos:
- a equipe se sente mais confiante e motivada;
- cada colaborador tem mais chances de desenvolver suas habilidades e se sente valorizado, como uma peça essencial na engrenagem da empresa;
- os gestores têm mais tempo para analisar o negócio e planejar novos produtos, serviços ou ações estratégicas para o crescimento da empresa;
- quando a equipe tem autonomia, na ausência de um dos colaboradores ou mesmo do gestor, a empresa não fica engessada;
- com a sinergia de todos, a tendência é de melhoria na produtividade e, como consequência, nos resultados.
Para delegar tarefas de forma inteligente e conseguir os benefícios citados é preciso agir com sabedoria. Confira a seguir algumas dicas!
1. Conheça todos os processos da empresa
Antes de delegar as tarefas, é fundamental que o líder saiba executá-las. Por isso, é importante conhecer os processos da empresa e as ferramentas utilizadas para a sua execução. Afinal, essa é a única forma de orientar a equipe, esclarecer dúvidas e medir os resultados.
2. Observe as habilidades dos colaboradores
Essa regra deve ser seguida tanto na contratação quanto nas ações de qualificação e motivação internas. Várias habilidades podem ser desenvolvidas, mas a distribuição das tarefas devem ser avaliadas com inteligência.
Por exemplo, não vale a pena desperdiçar o talento de um bom vendedor com tarefas administrativas, ou ignorar o conhecimento técnico de um colaborador, passando responsabilidades burocráticas.
No entanto, o gestor deve compreender que, ao delegar uma tarefa, não está se desligando dela. Na verdade, é preciso orientar, esclarecer dúvidas e acompanhar a execução de forma contínua.
3. Oriente de forma adequada
Passe todas as informações necessárias para a execução do trabalho e coloque-se à disposição para o esclarecimento de dúvidas. O estabelecimento de prazos, metas e objetivos de cada atividade devem ser claros.
As orientações, dependendo da complexidade do trabalho e características do profissional, podem ser compartilhadas por escrito, em vídeo, em reuniões com apresentações de imagens e gráficos, entre outras ações. Lembre-se de que, para algumas atividades, a demonstração funciona melhor do que a orientação verbal ou escrita.
A organização deve, inclusive, criar materiais de referência para esclarecer dúvidas do dia a dia, além de um passo a passo de execução dos principais processos. No entanto, isso não exime o gestor da responsabilidade de solucionar dúvidas e questionamentos.
4. Antecipe problemas
Além das instruções claras para a execução das tarefas, cabe aos gestores imaginar o que pode causar problemas em determinadas ações e antecipar essa possibilidade aos colaboradores. Essa orientação deve fazer parte dos materiais de referência da empresa e pode, inclusive, ser enriquecida a partir de relatos de falhas por parte da própria equipe.
5. Meça os resultados
Qualquer trabalho precisa ter um objetivo. Assim, é importante estabelecer metas e avaliar se elas estão sendo alcançadas. Caso não estejam, é preciso observar quais os pontos falhos e aplicar medidas corretivas. A análise dos resultados deve considerar tanto o desempenho individual quanto a performance da equipe, lembrando que a sinergia entre os colaboradores é um diferencial relevante.
6. Ofereça feedbacks
A atividade foi bem desenvolvida e o resultado de acordo com a expectativa? Informe isso ao profissional, assim ele saberá que está no caminho certo e sentirá que o seu empenho é reconhecido.
Da mesma forma, se a tarefa precisa de ajustes ou melhorias, oriente o colaborador. Saiba ressaltar os pontos positivos e mostrar as falhas, com gentileza, destacando os pontos importantes e o objetivo esperado. Os feedbacks, tanto positivos quanto negativos, são essenciais para o aprendizado e desenvolvimento das habilidades.
7. Ouça os colaboradores
O diálogo é sempre muito importante. Em diversos casos, o profissional que executa a tarefa delegada pode ter novas ideias, conhecer outros métodos e ferramentas ou mesmo ter críticas sobre a forma como a estratégia é aplicada. Por isso, sempre é interessante escutar o que os colaboradores têm a dizer e avaliar as sugestões.
Saiba delegar tarefas e melhorar o ambiente interno
Não há dúvidas de que a delegação de responsabilidades promove mais satisfação da equipe, que tem a oportunidade de desenvolver sua criatividade e novas competências, além do sentimento de valorização do trabalho.
No entanto, para muitos gestores, sair da zona de conforto e compartilhar as responsabilidades é bastante difícil. Por isso, é preciso também fazer um bom planejamento antes de promover essas mudanças. Como explicamos, a criação de materiais de orientação e a comunicação clara e aberta são essenciais para o sucesso da iniciativa.
Entender como delegar tarefas de forma adequada faz muita diferença para a produtividade do negócio. Assim, além de orientar, supervisionar e estimular a equipe, o líder deve compartilhar os resultados e sinalizar os pontos de melhoria. Como consequência, a equipe terá cada vez mais sinergia e motivação.
Nosso post ajudou a mudar a sua visão sobre produtividade e satisfação dos colaboradores? Siga nossas redes sociais para ficar por dentro de outras dicas sobre gestão, liderança e estratégias para impulsionar o seu negócio! Estamos no Facebook, Instagram, YouTube, Twitter e LinkedIn.
