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Com o passar do tempo, a rotina de uma empresa pode se tornar engessada. Processos que são realizados há anos e que não geram mais tanto resultado assim acabam sendo mantidos, mesmo com a necessidade de modernização. Como saber se a companhia ficou estagnada?
Para ajudar a solucionar esse dilema, temos a revisão de processos. Trata-se de mapear as atividades, atitudes e até mesmo tecnologias que compõem a empresa e buscar meios de melhorar. Nesse post, falaremos das vantagens em adotar esse conceito e mostraremos os indícios que demonstram que mudanças devem ser feitas. Siga a leitura!
Quais são as vantagens de realizar a revisão de processos?
Uma rotina diária e corrida pode fazer com que os gestores optem por não revisarem os seus processos e continuem reproduzindo ações que causam prejuízo para a companhia. Assim, uma atividade que não resulte em bons resultados acaba sendo mantida justamente pela falta de revisão.
Para aqueles gestores e colaboradores que estão muito envolvidos na rotina e que mantém os mesmos processos há meses ou até mesmo anos, fica difícil entender o que pode ser otimizado. Isso é especialmente danoso em épocas de retração econômica, nos quais vender e fidelizar se torna mais complicado.
Dessa forma, a revisão de processos é uma maneira de preencher lacunas e corrigir falhas que estão afetando diretamente a lucratividade do negócio. A partir do diagnóstico, os gestores conseguirão substituir essas ações por outras, destinadas a maximizar a eficiência e produtividade.
Uma opção é a adoção de métricas, por exemplo, que ajudarão a empresa a mensurar com precisão os seus resultados. Outro é a automação de marketing, que melhora o fluxo de envio de mensagens aos clientes, de forma programada e evitando o erro humano (como remeter a mesma propaganda várias vezes).
Melhoria no clima organizacional
Além disso, a revisão de processos também pode envolver outro tipo de mudança nas empresas. No segundo semestre de 2020, por exemplo, a Coca-Cola criou uma diretoria de inclusão. A intenção é levar mais mulheres aos cargos de liderança, além de buscar a equidade salarial entre os gêneros.
Esse é uma mudança que pode melhorar o clima organizacional e fazer com que todos os funcionários se sintam ouvidos e valorizados. Com essa alteração no ambiente, a produtividade tende a crescer e as pessoas passam a se sentir mais inclinadas a “vestir a camisa” da companhia.
Quais são os indícios que indicam a necessidade de revisão?
A revisão dos processos internos é fundamental para analisar a efetividade das ações do dia a dia e para redirecionar a atuação da empresa, de modo a gerar lucros e vantagem competitiva. No entanto, pode ser difícil encontrar sinais claros de que mudanças devem ser feitas.
Desse modo, esse tópico serve para apontar alguns indícios claros de necessidade de revisão de processos dentro do ambiente organizacional.
1. Economia retraída
Quando a economia está retraída, como no atual cenário brasileiro de pandemia, as empresas precisam buscar novas maneiras de reduzir os custos — e ainda gerar valor para os clientes. A companhia que não modificar seus processos em tempos de turbulência corre sérios riscos de levar prejuízos significativos.
Aqui, a revisão de processos deve focar em melhores formas de atender o consumidor, além de cortar gastos desnecessários para o funcionamento da empresa. Desse modo, mesmo trabalhando com menos recursos, a empresa buscará a rentabilidade e a inovação.
2. Baixa produtividade
A produtividade é outro indicador que aponta a necessidade de uma revisão de processos. Quando o índice está negativo em relação aos períodos anteriores (basta comparar com o mesmo mês do ano anterior, por exemplo), é um sinal de que há uma barreira ao desenvolvimento e à lucratividade.
Essa baixa produtividade pode se manifestar por meio da desmotivação dos colaboradores, frustrados com a falta de recursos e os resultados aquém do esperado. Além disso, um clima organizacional ruim ou uma má comunicação entre líderes e liderados são exemplos que podem prejudicar a produção da empresa.
Para lidar com isso, os gestores devem mapear e avaliar as ações que estão levando os funcionários a produzirem menos. Para que eles se sintam ouvidos, reuniões colaborativas com os gestores são uma boa maneira de acolher novas ideias e ouvir as reclamações e sugestões diretamente.
3. Falhas contínuas e atrasos nos processos
A ocorrência frequente de falhas impede que a empresa cresça, em seu mercado de atuação, e lucre mais. Elas acontecem por dois motivos principais: falta de treinamento adequado ou recursos de baixa qualidade. Os gestores devem avaliar o caixa da empresa e investir em soluções para evitar atrasos nos processos e produtos de baixa qualidade.
Essas soluções podem vir em forma de palestras e treinamentos ou investimentos em novos equipamentos e tecnologias, por exemplo. Caso a empresa esteja sem capital de giro para investir, os próprios líderes podem se organizar para repassar conhecimentos aos demais colaboradores. Inclusive, temos um post sobre como isso pode ser feito!
4. Estoque sem giro
A falta de giro do estoque ocorre quando a empresa gasta para gerar mais produtos, mas essas mercadorias acabam não tendo uma saída rápida. O exemplo também se aplica aos setores de marketing, por exemplo, quando as campanhas não geram os resultados esperados.
Nesse caso, a empresa deve investigar as causas, uma vez que ela pode envolver mais de uma explicação. Ela pode estar em problemas no gerenciamento de estoque, a falta de um inventário organizado, necessidade de melhorias no setor logístico ou até mesmo no atendimento ao cliente.
Portanto, o gestor deve comparar os períodos, principalmente em relação àqueles nos quais a empresa floresceu. O que havia de diferente? Além disso, consultar os clientes fidelizados é uma ótima oportunidade de entender como a empresa pode melhorar a sua abordagem.
5. Problemas de comunicação entre equipes
Dentro da empresa, a integração deve ocorrer tanto em processos como em equipes. Só assim todos conseguirão trabalhar de forma dinâmica e alinhada, mantendo uma identidade em qualquer etapa das atividades.
Entretanto, a perfeita integração entre os times dá-se quando a comunicação entre os departamentos ocorre de forma adequada. Quando os ruídos acontecem, a tendência é que os resultados sejam ruins — o que demanda uma revisão dos processos.
Cabe aos gestores unir os trabalhadores em prol de objetivos comuns. Isso passa tanto pelo acolhimento como no repasse preciso de tarefas, para que cada um saiba o seu lugar dentro dos projetos. Colaboradores alinhados saberão não só o que deve ter feito, mas como as suas próprias atribuições agregam valor para um determinado projeto.
Entendeu como a revisão de processos é importante para garantir resultados melhores, rotinas menos atribuladas e, consequentemente, mais rentabilidade para o negócio? Os gestores devem estar de olhos atentos para acompanhar as ações, mapear erros e falhas que atrasem seus projetos. Esse trabalho deve ser periódico, até mesmo para que a identificação de equívocos seja imediata.
E aí, quer saber como melhorar a tomada de decisão dentro da sua empresa? Então, leia o nosso post sobre como fazer o planejamento estratégico dentro do negócio!
