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Todo gestor tem uma rotina atribulada, lidando com a necessidade de tomar decisões relevantes e com todos os desafios diários da rotina empresarial. Felizmente, hoje é fácil contar com algumas ferramentas de gerenciamento para otimizar os processos.
Essas ferramentas de gestão são recursos como softwares ou metodologias, utilizados para auxiliar os gerentes de projetos e colaboradores em geral. Com elas, se torna mais fácil organizar o fluxo de trabalho, delegar tarefas e mapear a evolução das atividades.
Preparamos um post para que você conheça não só as principais metodologias, mas também os principais softwares para facilitar a gestão da sua empresa. Acompanhe conosco!
Quais são as principais ferramentas de gestão?
Primeiro, mostraremos algumas técnicas consolidadas de gestão, destinadas a otimizar os processos e integrar o trabalho dos setores.
1. SWOT
A análise SWOT é uma ferramenta importante para o planejamento estratégico e na rotina administrativa. Ela ajuda os gestores a identificar e qualificar os objetivos estratégicos. A própria sigla já mostra a utilidade dessa metodologia:
- S: strength (força), esse item valoriza os pontos fortes da empresa;
- W: weaknesses (fraquezas), identifica os pontos fracos do negócio, até mesmo como uma forma de corrigir essas deficiências;
- O: opportunities (oportunidades), por meio do mapeamento, será mais fácil identificá-las. Elas podem ser exemplificadas pelo preenchimento de uma lacuna comercial, por exemplo, ou até mesmo a adoção de uma inovação tecnológica;
- T: threats (ameaças), por fim, nesse momento se torna possível analisar os principais problemas enfrentados pela empresa. Alguns exemplos incluem o crescimento de concorrentes, variações cambiais ou a saturação de determinados produtos.
Algo a ser destacado é que os dois últimos tópicos estão diretamente relacionados ao mercado, já que são as oportunidades e ameaças identificadas por forças externas à empresa. Elas são, portanto, geradas de acordo com os cenários econômico, político e empresarial nos quais a companhia está inserida.
Um dos principais diferenciais da metodologia SWOT é a simplicidade para executá-la: basta abrir um documento de texto e realizar um brainstorming com a sua equipe. Dessa forma, ela também serve para agregar opiniões e fortalecer a cultura organizacional.
2. PDCA
Também conhecida como ciclo PDCA, essa ferramenta de gestão é focada na melhoria contínua dos processos, segue as 4 etapas:
- P: planejamento;
- D: execução (ou “do”, na versão original em inglês);
- C: controle;
- A: ação.
Assim, a primeira etapa enfoca a elaboração de um plano, desenvolvendo uma estratégia para resolver os problemas detectados. O segundo passo é colocar as ações em prática, enquanto o terceiro envolve a verificação e análise dos resultados alcançados. Por fim, o último estágio deve ser dedicado à tomada de ações corretivas, realizando ajustes finais.
Seus principais objetivos são as reduções de custos, estender a margem de ganhos e elevar a satisfação dos clientes. Ela gera um controle eficiente de processos, que pode ser aplicado tanto nas atividades internas como nas rotinas externas. Dessa forma, será possível padronizar informações e minimizar falhas.
3. Canvas
O Project Model Canvas é uma metodologia, oriunda da gestão de projetos, que consiste no agrupamento visual das etapas de um projeto. E como fazer isso? Por meio de um quadro e de post-its, por exemplo.
Dessa forma, o Canvas é um modelo colaborativo que permite o planejamento, execução e gestão de projetos. Uma maneira de aplicá-lo é realizar uma reunião para elaborar um documento com todas as necessidades do projeto.
Assim, é importante abordar desde o escopo, até a utilização de recursos financeiros e humanos, assim como necessidades relacionados à comunicação, riscos e cronograma. O principal objetivo é reunir as informações de uma forma visual, oferecendo uma maneira para que todos consigam acompanhar o projeto sem a necessidade de memorizar um grande número de informações.
4. Matriz BCG
Já uma matriz Boston Consulting Group BCG é uma técnica utilizada para analisar o desempenho dos produtos ou serviços de uma determinada empresa, de acordo com a aceitação geral por parte dos consumidores.
Por isso, ela é importante por oferecer uma visão sistêmica dos produtos e serviços, o que proporciona aos gestores a possibilidade de redobrar a atenção em relação ao que realmente potencializa o fluxo de caixa. Além disso, os líderes ainda poderão abandonar tudo aquilo que demande muito esforço e traga pouco resultado.
A matriz BCG também aposta no conteúdo visual, contando com um esquema bem intuitivo. Basta pegar uma folha de papel ou um arquivo de texto e desenhar duas linhas, uma vertical e uma horizontal. Assim, você terá quatro quadrantes.
4.1. Os quatro elementos
O primeiro deles será o quadrante superior esquerdo, representando as estrelas. Aqui, devem ser reunidos os produtos com alta participação e ótimas oportunidades de crescimento.
Já o quadrante superior direito reúne os pontos de interrogação: mercadorias ou serviços que ainda são pouco explorados pela empresa, mas que também ofereçam uma oportunidade de crescimento.
O canto inferior esquerdo da matriz é o lugar das chamadas vacas leiteiras. Elas são a evolução das estrelas, representando aquele momento em que o crescimento de mercado começa a cair. Portanto, ela aponta que os altos investimentos já foram feitos e está na hora de aproveitar o caixa enquanto essa oportunidade dura.
Por fim, no quadrante inferior direito, temos os abacaxis. Representam o fim do ciclo de vida de um produto, quando ele conta com baixa participação nos lucros da empresa e poucas oportunidades de crescimento.
5. Asana
O Asana é um software destinado a ajudar gerentes de projetos. Com ele, fica bem mais fácil organizar atividades e delegar tarefas. Por meio do programa, os projetos podem ser criados e compartilhados com os colaboradores, fornecedores e clientes.
Como se não bastasse, ele também proporciona aos gerentes de projetos a criação e visualização de metas, assim como o estabelecimento de trabalhos específicos, cronogramas e a sinalização de prioridades dentro dos trabalhos.
6. Trello
O Trello é um dos softwares mais tradicionais de gestão, uma vez que ele melhora os fluxos de trabalho. Ele se tornou ainda mais importante durante a pandemia do novo coronavírus, uma vez que ele apoia o gerenciamento de equipes remotas.
Para explicar o funcionamento, basta lembrar dos post-its, pequenos lembretes que as empresas colam nas paredes e murais para acompanhar o fluxo de um projeto. O Trello é a versão computadorizada desse recurso, uma vez que ele permite que as equipes que trabalham remotamente consigam visualizar a organização (e a evolução) das atividades.
Com a atualização em tempo real, os trabalhadores ficam por dentro do que está sendo feito e de como as atividades estão interligadas. Trata-se, portanto, de uma eficiente ferramenta não só de gestão, mas de integração das rotinas.
E aí, qual dessas ferramentas de gestão se aplica ao seu negócio? O melhor de tudo é que não é preciso se limitar a somente uma delas, uma vez que é possível combinar metodologias e softwares, por exemplo. Tudo depende das suas necessidades e dos projetos que você conduz.
Como pudemos ver, as ferramentas de gestão são versáteis e se adaptam a diferentes contextos. Além disso, uma ótima ideia é basear as suas decisões em dados precisos, o que torna a gestão ainda mais eficiente e gera vantagem competitiva para o negócio.
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