8 dicas práticas para melhorar o diálogo com a sua equipe

A comunicação ineficiente prejudica qualquer organização, mas o impacto negativo da falta de diálogo com a equipe é ainda maior nas pequenas empresas. Com um grupo reduzido de colaboradores em contato mais próximo, é um grande desafio evitar conflitos e a desmotivação que podem comprometer a produtividade.

Felizmente, existem recursos que você pode adotar em seu negócio para que seja possível se comunicar com clareza e do modo que melhor se adapta à sua equipe. Continue a leitura, saiba mais sobre a importância do diálogo dentro da empresa e confira dicas para melhorar a comunicação com seus colaboradores.

A importância da boa comunicação para a pequena empresa

O gestor de uma pequena empresa está sempre ocupado. Da logística ao marketing, os dias e semanas passam voando. Nem sempre há tempo de focar na importância de uma boa comunicação para estreitar os laços.

No entanto, comunicar é uma ação que faz parte da cultura diária do negócio. A comunicação aberta no ambiente de trabalho torna a equipe mais coesa, o que é fundamental no desenvolvimento de projetos e no enfrentamento dos desafios diários. Além disso, quando funcionários percebem que a opinião deles são consideradas importantes, mais estimulados eles se sentem para contribuir com a empresa.

Essa mudança de comportamento promove a unidade da equipe e os colaboradores se tornam mais leais uns aos outros e ao próprio negócio. Isso resulta em maior eficiência, produtividade e redução da rotatividade. Por isso, a revisão de processos para melhorar o diálogo é crucial para manter as relações de trabalho saudáveis entre gestor e equipe.

Aprimore o diálogo com a equipe usando essas 8 dicas

Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para melhorar sua comunicação com sucesso e estimular a confiança da equipe. 

1. Crie uma política de portas abertas

Não seja um líder impositivo. Faça com que seus funcionários se sintam confortáveis em ir até você para conversar. Para não comprometer a sua agenda, tente reservar um dia da semana e um horário mais tranquilo para poder ouvir seu time com calma.

Procure também responder prontamente a qualquer dúvida ou questionamento feito por um membro da equipe. Ignorar e-mail ou um pedido pessoal para uma conversa pode enfraquecer a atmosfera positiva.

2. Aprenda a lidar com conflitos

Um bom gestor deve se preparar não apenas para evitar conflitos, mas também para desenvolver estratégias e resolvê-los da melhor maneira. O primeiro passo é identificar qual é a origem da situação conflitante.

As razões mais comuns nas pequenas empresas são: pressão do trabalho, imposições intransigentes, falhas na comunicação, preconceitos, insubordinação, expectativas frustradas e perda da produtividade e motivação.

Cada uma dessas situações exige uma solução específica. Encare o conflito como oportunidade de desenvolver sua liderança, criando um espaço para ouvir os envolvidos sem procurar o culpado.

3. Deixe documentos e informações importantes facilmente acessíveis

Cada empresa tem um conjunto único de informações relacionadas ao modo como o negócio opera, como: plano de benefícios, materiais de treinamento, guias de estilo e documentos com visão e missão, por exemplo. É importante que esses documentos fiquem facilmente disponíveis, permitindo que os funcionários encontrem e acessem essas informações a qualquer momento.

4. Otimize as reuniões

Reuniões em excesso nem sempre repercutem bem na equipe e ainda retiram os funcionários de suas funções por um tempo considerável. Para melhorar os resultados desses encontros presenciais ou online, pense nos seguintes pontos:

• estabeleça uma meta: toda reunião deve ter um propósito definido;
• defina um tempo para o encontro: isso ajuda a conduzir a conversa de forma objetiva sem ultrapassar o tempo pré-determinado;
• selecione os participantes: convide apenas os funcionários que têm informações relevantes para o objetivo da reunião;
• crie um ambiente seguro: não deixe um funcionário interromper o outro ou falar alto demais. Fique alerta às conversas paralelas e veja se elas são de fato relevantes para o encontro;
• busque a melhor maneira de comunicar sua mensagem: clareza e objetividade no conteúdo e calma para lidar com os temas mais desafiadores deixam a equipe mais à vontade para apresentar comentários e sugestões. 

5. Invista nos feedbacks positivos

Essa prática é uma maneira de valorizar a dedicação dos colaboradores, mostrando que você confia no trabalho realizado. O feedback positivo também é uma ótima maneira para orientar a continuidade do bom desempenho e para criar um ciclo saudável para o negócio, que cresce com a boa produtividade e para o trabalhador, que se sente valorizado e motivado para realizar as tarefas.

6. Varie os métodos de comunicação

O diálogo face a face é a melhor maneira para eliminar qualquer mal-entendido. O e-mail é um método comum de comunicação e funciona bem para muitas situações dentro da empresa. No entanto, ele elimina a abordagem pessoal e os funcionários podem se sentir separados uns dos outros. Além disso, é difícil acompanhar uma conversa pelo e-mail quando ela é acompanhada de uma longa lista de mensagens.

Para uma comunicação rápida, a ferramenta de bate-papo pode funcionar melhor, assim como as chamadas de vídeo que permitem ver a pessoa com quem se está falando e compartilhar documentos ao mesmo tempo. Já existem muitos aplicativos e softwares que podem melhorar a comunicação e colaboração nas empresas, como o Slack, o Microsoft Teams e o Google Meet.

7. Seja transparente

Certifique-se de atualizar a equipe sobre as questões que afetam seus negócios, sejam elas positivas ou negativas. Fazendo isso, seus funcionários ficam cientes do que você espera de cada um e também conhece quais os desafios que eles podem enfrentar ao longo do caminho. Essa transparência no trato das questões internas do negócio passa confiança ao time e mais engajados eles se sentem em relação à empresa. 

8. Seja empático com o funcionário

Quando for dialogar com um membro da equipe, tente limitar as distrações para se concentrar no que ele tem a dizer. Fechar o e-mail e silenciar o telefone, por exemplo, mostram a essa pessoa que ela terá sua atenção.

Também é importante ter uma postura empática com a equipe. Mesmo que você tenha questões importantes a tratar, não faça julgamentos precipitados e ouça pacientemente o que cada um tem a dizer. Esse é o primeiro passo da escuta ativa, a arte de ouvir para melhor compreender.

O diálogo com a equipe é mais que transmitir informações: é uma ferramenta poderosa que pode motivar os funcionários, reduzir conflitos e aumentar a produtividade. Analise os métodos de comunicação em sua empresa, observando ainda suas habilidades de comunicação e procure ferramentas que ajudem você a conduzir melhor o time.

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Sebrae Alagoas