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A melhoria de processos nem sempre recebe a atenção que precisa para gerar os efeitos positivos que pode em prol do sucesso do empreendimento. Afinal, a operação tende a ficar em segundo plano, apesar de ser capaz de impactar significativamente os resultados.
Quando se trata da sequência lógica de ações que forma os processos e faz uma empresa funcionar no dia a dia, mesmo uma pequena otimização ajuda o negócio a ser mais competitivo. Portanto, não deixe de implementar estratégias para seu aperfeiçoamento contínuo.
Entenda com este conteúdo a importância da melhoria dos processos de negócios e como implementá-la em 7 dicas!
Qual é a importância de melhorar os processos do negócio?
Como visto, investir na melhoria de processos representa uma oportunidade da empresa se tornar mais competitiva, já que afeta diretamente seu desempenho ao:
- minimizar falhas;
- evitar desperdícios e retrabalhos,
- diminuir custos;
- aumentar a agilidade e a qualidade;
- maximizar o valor entregue ao cliente.
Trata-se de uma forma de encontrar soluções criativas, desenvolvendo a inovação metodológica. Além de reduzir riscos de segurança, uma vez que todas as ações são pensadas buscando sua melhor configuração. Diante desse contexto, fica clara a importância de promover a otimização frequente das atividades.
Como implementar a melhoria de processos na prática?
Colocar a melhoria de processo em prática não é um grande desafio, mas exige alguns cuidados a fim de obter a máxima qualificação possível. Veja a seguir 7 dicas para tanto!
1. Mapeie os processos
O mapeamento de processos é a base para sua melhoria, já que é nesse ponto que as possíveis oportunidades de otimização são identificadas. Consistindo em listar todas as atividades empresariais, o ideal é olhar os fluxos de forma contínua, ordenando ações e definindo qual etapa fica sob responsabilidade de cada setor ou profissional.
Por exemplo, uma venda online começa quando o cliente confirma o pedido no site e o financeiro obtém a comprovação do pagamento, seguindo para separação, emissão de nota fiscal, embalagem e entrega, que ficam por conta do setor de estoques.
2. Abandone hábitos ineficientes
Hábitos ineficientes são todas as atividades que não agregam, mas que são mantidas pelo costume ou pela sensação de segurança que geram. Esse sentimento provoca a resistência dos profissionais em abandonar a forma como executam seu trabalho em prol da melhoria de processos.
Uma situação muito comum na transformação digital, são colaboradores acostumados com os registros manuais e mesmo com sistemas eletrônicos seguem fazendo anotações em cadernetas para ter onde conferir o que digitaram.
Ações como essa são perdas para o negócio e devem ser eliminadas. Assim, a mudança da mentalidade organizacional precisa acompanhar as alterações práticas para que sejam bem-sucedidas. A começar por explicar as razões por trás de cada otimização. No exemplo, o problema é o tempo perdido ao realizar duas vezes o mesmo trabalho.
3. Estabeleça metas e objetivos
As mudanças que levam à melhoria de processos correm o risco de se perder em meio a opiniões e visões distintas sobre como proceder. Para que a transição gere efeitos positivos, ter metas e objetivos claros evita esse tipo de distração. Um exemplo disso é propor reduzir o tempo de produção ao otimizar a execução das tarefas.
Com essas definições, o negócio entende para onde direcionar seus esforços ou recursos e passa a ter um guia para acompanhar tanto a velocidade do progresso quanto sua qualidade em prol de sua efetiva concretização.
4. Integre os setores
Olhar os processos como fluxos contínuos significa que os padrões de qualidade das ações devem ultrapassar as barreiras que dividem a empresa em setores. No entanto, as diferentes abordagens e prioridades de cada um nem sempre tornam possível fazer isso.
Dessa maneira, a integração entre as áreas não deve ser apenas operacional, mas também cultural, com princípios iguais sendo seguidos por todos. Ainda, é necessário criar e manter uma comunicação eficiente para reduzir erros por falta de informação.
5. Reveja procedimentos
A principal ação para colocar a melhoria de processos em prática é atualizar os procedimentos operacionais. Isso significa criar padrões, descrevendo como as atividades devem ser feitas, quando e por quem, em uma sequência lógica de etapas.
A partir disso, fica estabelecido uma referência para qualidade da execução que tende a refletir nos resultados, bem como na eficiência dos fluxos de trabalho, atingindo os objetivos definidos.
6. Crie um ciclo de melhoria contínua
Oportunidades e necessidades de melhoria de processos surgem diariamente. Quer seja com novas ferramentas e metodologias, quer seja devido a demandas de mercado emergentes.
Para atender a essas transformações é preciso fazer do aperfeiçoamento um ciclo contínuo de revisão e otimização. Modelos de gestão de qualidade total propõe que após a execução das ações do modo planejado, o ideal é avaliar e fazer ajustes.
7. Treine a equipe
A precisão e a qualidade com que os procedimentos criados são executados interfere diretamente no alcance de um alto nível de melhoria de processos. Para assegurar que os colaboradores entendam como agir, é essencial ir além da orientação, treinando a equipe.
Essas capacitações também ajudam a construir uma mentalidade de aprimoramento contínuo, desenvolver uma visão estratégica acerca do papel que cada funcionário desempenha no todo e minimizar a resistência a mudanças.
Como a melhoria de processos está ligada a saúde e segurança no trabalho?
A saúde e segurança nas empresas está diretamente ligada ao dia a dia do trabalho, em especial à forma como as operações são realizadas. A melhoria de processos ajuda a diminuir riscos ligados a esses aspectos ao:
- qualificar a execução para eliminar as chances de potenciais acidentes que se tornam danos;
- reduzir atritos na comunicação que geram inseguranças e o posterior adoecimento emocional;
- promover o envolvimento de gestores e equipe com a avaliação de desempenho que oportuniza a percepção de falhas.
Ou seja, otimizar as atividades empresariais é uma transformação essencial para o desenvolvimento de um negócio que preza pela qualidade de vida dos colaboradores em todos os níveis.
Implementar a melhoria de processos em seu negócio é positivo tanto para sua organização quanto para a equipe, gerando ganhos em produtividade e qualidade que impactam desde resultados até a convivência. Ainda, com a importância que a saúde, segurança e bem-estar no trabalho tem, é uma aposta certeira para engajar os colaboradores.
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