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Como anda a gestão de tempo na sua empresa? Ela é uma das prioridades ou fica sempre para depois? Se a segunda opção encaixa na atual situação do seu negócio, esse material é importantíssimo para você.
A gestão de tempo faz parte dos modelos atuais de trabalho, que exigem equipes mais autônomas e capazes de organizar sua própria rotina. Portanto, deve fazer parte do planejamento estratégico da sua empresa.
Companheira inseparável da produtividade, a gestão de tempo é basicamente administrar e organizar o bom uso do tempo. Ou seja, utilizá-lo de forma inteligente e produtiva. Muito mais que um conceito, essa é uma habilidade essencial para todos no mercado, principalmente para líderes e empreendedores.
Listamos os 6 hábitos que você precisa inserir na cultura da sua empresa a fim de alcançar um bom uso desse recurso tão precioso: o tempo. Acompanhe!
Confira o que você deve fazer para melhorar sua gestão de tempo
Compreendido o que é gestão de tempo e como ela é cada vez mais importante no dia a dia corporativo, agora você verá os hábitos que deve adotar. Vamos lá!
1. Faça listas com todas as atividades e crie escalas de prioridade
O passo inicial é ter um mapeamento de todas as atividades que devem ser realizadas e qual a urgência e a importância de cada uma. Com isso, você poderá estabelecer um cronograma de execução, baseado na ordem de prioridade. O chamado Sistema ABC é uma metodologia simples, que pode lhe ajudar a organizar sua lista. Para cada letra, você atribuirá um tipo de tarefa, sendo:
- A: tarefa muito urgente, daquelas que você diz à equipe para parar tudo e fazer, também conhecida como “apagar incêndio”;
- B: aqui já temos uma tarefa que é importante, mas tem um prazo um pouco maior para a execução;
- C: nesta categoria temos aquelas atividades importantes, contudo não têm nem urgência e nem deadline. Mas atenção! É preciso estabelecer uma data limite para que essas tarefas não se percam na rotina.
É interessante combinar metodologias de gestão de tempo, para otimizar a realização dessas atividades. Bons exemplos são: Técnica Pomodoro, Método GTD (Getting Things Done) e Kanban. Informe-se sobre elas e se organize para levá-las para sua empresa.
2. Estabeleça prazos factíveis
Um dos grandes erros cometidos quando o assunto é gestão de tempo é assumir prazos impossíveis. Isso pode parecer uma boa forma de aumentar a produtividade, mas é o contrário. Essa prática pode ter diversas origens, tais como dificuldade de dizer não, falta de controle do tempo médio de execução de cada tarefa e principalmente aquela ansiedade de atender o cliente com agilidade.
Acontece que isso pode gerar problemas e até mesmo o efeito contrário, caso você não consiga cumprir o deadline, além de tumultuar o fluxo produtivo. Portanto, estude as tarefas, verifique sua disponibilidade e negocie prazos de acordo com o que é possível cumprir. E leve também em conta o que funciona para a empresa, o que é padrão no ciclo produtivo do seu negócio e tenha isso com um parâmetro.
3. Escolha ferramentas para lhe auxiliar
É hora de contar com a tecnologia para gerenciar de forma mais simples e melhor o seu tempo. Podemos encontrar hoje em dia uma infinidade de aplicativos e comandos para facilitar a gestão da rotina produtiva. É interessante conhecer os recursos que cada um oferece, no intuito de optar pelos que se adequam melhor ao contexto de sua empresa. Outra dica é integrar os colaboradores no uso dessas plataformas para que todos tenham conhecimento das etapas, dos responsáveis de cada atividade e do status de cada tarefa. Isso facilita bastante a comunicação entre a equipe e a produtividade.
Agora, confira as ferramentas que selecionamos entre as mais relevantes do mercado para ajudar a aumentar a produtividade:
- trello;
- asana;
- google calendar;
- evernote;
- slack;
- google tasks (você encontra na Google Play Store)
- toggl;
- my life organized.
E se você não puder investir nas versões pagas dos aplicativos? Comece usando as versões gratuitas, pois com o que oferecem, você já consegue dar alguns passos significativos na organização das tarefas e do tempo produtivo da equipe.
4. Delegue tarefas
Vários empreendedores têm dificuldades em delegar tarefas, o que é compreensível para quem começou tudo sozinho e teve de centralizar muitas atividades na gestão do negócio. No entanto, à medida que a empresa cresce, é preciso contar com outros profissionais. Não é mais possível o gestor concentrar todas as demandas.
Para isso, defina quais atividades devem ser entregues à equipe e crie métodos de monitorar de forma eficiente a realização delas. Uma dica vital: monte um time de primeira, com profissionais qualificados tecnicamente e que possuem as competências comportamentais necessárias. Assim, você terá mais confiança e mais tranquilidade na hora de repassar tarefas e funções para os colaboradores.
5. Reduza as distrações
Vivemos expostos a uma quantidade absurda de informações e com tantos recursos que a tecnologia nos possibilita, muitas vezes nem vemos o tempo passar. Redes sociais, aplicativos de conversa, e-mails, sites e plataformas de notícias, vídeos e demais mídias podem se tornar os chamados “ladrões de tempo”. Preste atenção a quanto do seu dia vai embora enquanto você rola o feed do Instagram ou confere cada notificação.
No momento atual, em que grande parte das empresas está adotando o formato home office, vale considerar também as possíveis distrações do ambiente doméstico, como crianças, animais, campainha, TV e outros moradores.
Em todos os casos, a estratégia é reduzir ao máximo a exposição às fontes de distração, estabelecendo horários e limites. A técnica Pomodoro, que citamos anteriormente, é uma excelente alternativa, pois combina períodos de trabalho e descanso ao longo do expediente, permitindo que você e os funcionários usem esses intervalos da forma que precisarem.
6. Separe (e respeite) um período para descanso
Se até as máquinas precisam descansar e por tantas vezes reiniciar o sistema, imagina você, empreendedor, que tem uma rotina intensa, não é mesmo? Então, ao mapear suas atividades e criar suas táticas de gestão de tempo, insira períodos de descanso ao longo do dia e de pausas como no fim de semana e feriados.
Respeite o fim do expediente assim como você respeita o início. Faça o possível para suas atividades laborais caberem no período de serviço e absorva novas tarefas com equilíbrio, a fim de não comprometer seus momentos de descanso, lazer e convívio fora do trabalho. O mesmo vale para os colaboradores, certo?
Após implantar essas práticas de gestão de tempo na sua empresa, faça sempre um balanço do que está funcionando, do que não se aplica à realidade de sua equipe e dos resultados já alcançados. Seguindo todos esses passos, é possível ter uma rotina produtiva mais organizada, com menos estresse, mais tarefas executadas, mais tempo hábil para pensar estrategicamente e, claro, os necessários períodos de descanso.
Essas dicas foram proveitosas para você? Então, continue acompanhando o blog do Sebrae Alagoas para mais conteúdos que vão te auxiliar na gestão da sua empresa.
