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Gerenciar o estoque é um trabalho que traz em diversos benefícios para o empreendedor. Organização do espaço físico, registro das entradas e saídas de mercadorias, facilidade de reposição e mapeamento das matérias-primas são alguns dos exemplos.
Por isso, entender como organizar um estoque é importante para gestores e colaboradores de qualquer empresa. Pensando nisso, preparamos as melhores dicas para que você realize o checklist completo das ações necessárias para fazer uma boa gestão de estoques. Boa leitura!
1. Conte os produtos
O primeiro passo para um bom gerenciamento é realizar a contagem de estoque — isso é, contar quantos itens de cada produto você tem armazenados. Desse modo, você terá uma visão clara sobre o que você já tem e o que não está disponível no momento.
Dessa forma, você entenderá quais itens precisam ser repostos, principalmente em relação àqueles que vendem muito e não podem faltar por muito tempo. Com essas informações, você poderá criar estratégias de comercialização, como uma campanha de queima de estoque para não perder dinheiro com produtos encalhados.
O ideal é ter mais de um funcionário nessa tarefa, que precisa de atenção para que o seu inventário não fique todo desorganizado. Conscientize esses colaboradores sobre a importância de listar as mercadorias e contar suas unidades.
Caso você não queira ter uma contagem manual, você pode buscar um sistema de gestão que gere um código de barras para cada produto e que forneça um leitor para atualizar a quantidade deles. Falaremos mais dessa opção adiante no texto.
2. Registre e classifique as mercadorias
Além de contar os produtos, você precisa complementar esse trabalho classificando as mercadorias. Afinal, corre-se o risco de ter mercadorias encalhadas em seu estoque, das quais você nem se lembrava mais. Por isso, registre os seguintes dados:
- nome para cada mercadoria;
- características;
- quantidade (considerando a dica do tópico anterior).
Um exemplo: imagine que você tenha uma empresa de tecnologia e queira classificar adequadamente todos os seus produtos, de modo a dispor as suas peças no estoque e facilitar a consulta dos colaboradores.
Assim, se você vende produtos para o público gamer, por exemplo, algumas opções de classificação seriam:
- tamanho (de produtos como monitores);
- cores;
- tipo (material de fabricação);
- adequação ao hardware utilizado.
Caso você queira uma classificação ainda mais robusta, também pode considerar registrar as seguintes informações, principalmente em relação aos produtos vendidos:
- data de aquisição da mercadoria;
- data da venda;
- valor da venda;
- descrição do produto;
- código de barras do produto (falaremos mais disso depois).
3. Padronize o armazenamento
Depois, é importante criar um padrão de armazenamento. Isso envolve a descrição, a lógica de armazenamento e a identificação.
Nesse caso, não estamos falando apenas da identificação de produtos, mas de formas de organizar o seu espaço físico. Por isso, pense na identificação dos corredores, prateleiras e palllets, para facilitar com que os seus funcionários encontrem os produtos facilmente.
Isso também agiliza o registro de entrada e saída de matérias-primas e mercadorias. Quando os colaboradores sabem bem onde cada item deve ser alocado, por exemplo, o ambiente fica bem organizado e a consulta e a reposição são facilitadas.
4. Trabalhe com códigos de identificação
O código de barra é um registro otimizado dos produtos. Ele é uma representação numérica com 13 dígitos, que descrevem informações como o país de origem, unidade logística, contêineres, dados de fabricante e outros dados, que podem ser padronizados pelo próprio empreendedor.
Utilizar códigos de identificação facilitam muito a organização do estoque físico. Afinal, ele contribui tanto para mapear os produtos vendidos como na separação e posterior envio ao cliente, evitando que o empreendedor acabe enviando um item diferente do que foi adquirido.
Além disso, ele representa uma modernização do seu negócio. Caso o registro das informações de estoque ainda é realizado de maneira anual, a empresa está perdendo em competitividade. Isso porque ao menos um concorrente seu já utiliza a tecnologia para facilitar esse trabalho e controle.
Os códigos de barras reduzem os riscos de falhas de preenchimento de informações e automatiza essa atribuição. Dessa forma, o gestor terá informações embasadas e atualizadas sobre a realidade do seu inventário, a qualquer momento.
A importância das recontagens
Você pode ter até feito uma boa contagem no início, mas será preciso realizar recontagens periódicas para manter suas informações atualizadas. Para um controle mais eficiente e realizado em menos tempo, o código de barras também é indicado.
Desse modo, bastará passar o leitor na mercadoria para as quantidades serem atualizadas de maneira automática.
5. Tenha um bom modelo de reposição
A reposição de produtos no estoque acontece de duas formas principais: de maneira periódica ou contínua. No primeiro caso, ela ocorre de tempos em tempos, de um modo predefinido. Embora isso tenha a vantagem de nunca deixar o seu estoque vazio, uma oscilação no mercado pode fazer com que você fique com mercadorias excedentes.
Já o modelo de reposição contínuo trabalha com estoques com um volume menor, fazendo com que o empreendedor tenha que comprar produtos e matérias-primas com certa frequência. Isso é bom para se prevenir contra quedas na procura, mas pode ser perigoso em um momento em que a demanda fica muito alta.
Cabe a você escolher o melhor modelo — ou até mesmo trabalhar com ambos, ao projetar uma reposição periódica para itens com maior saída e um modelo contínuo para as demais mercadorias.
6. Conheça a sazonalidade de seus produtos
A sazonalidade é uma preocupação muito comum em todos os negócios. Cada período do ano reflete as tendências de consumo: isso vale tanto para as estações do ano como períodos de compras intensas, como em datas comemorativas.
Por isso, entenda a sazonalidade dos seus produtos para organizar melhor o seu estoque. Ao entender aqueles que vendem mais e que saem menos em determinados períodos (como na Black Friday e nas festas de fim de ano), você terá menos problemas relacionados ao estoque.
7. Use uma ferramenta de gestão
Por fim, é uma boa ideia pesquisar os sistemas de gestão que existem no mercado. O gerenciamento de estoque é um módulo em alguns ERPs, sigla para o termo inglês Enterprise Resource Planning ou sistema integrado de gestão, se unindo a outras categorias que ajudam o empreendedor, como vendas, faturamento, entre outros.
Adotar uma ferramenta de gestão também é uma forma de implementar uma cultura analítica na sua empresa, orientando as decisões por meio de dados e tornando as escolhas mais precisas.
Como você viu no artigo, saber como gerenciar o estoque é essencial para manter um bom fluxo de entradas e saídas, tanto em relação às mercadorias vendidas como nas matérias-primas. Quem investe em um bom gerenciamento estará mais preparado para lidar com as demandas dos clientes.
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