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Encontrar parceiros capazes de atender as suas necessidades é apenas o primeiro passo. Para construir uma relação duradoura e lucrativa, é essencial implementar um modelo de gestão que valoriza a avaliação de fornecedores. Existem diversas formas de analisar o desempenho e identificar gargalos que podem se transformar em problemas sem o devido cuidado.
Por isso, o empreendedor deve focar no planejamento da contratação e periodicamente avaliar os resultados. Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para explicar como esse processo funciona e quais são as melhores práticas. Confira!
O que é avaliação de fornecedores?
Em termos simples, a avaliação dos seus fornecedores consiste no processo de medir a qualidade do seu atendimento por meio de indicadores de desempenho. Geralmente, essa responsabilidade cabe ao departamento de compras. O objetivo é:
- garantir o suprimento de insumos e produtos;
- reabastecer o estoque periodicamente;
- cumprir com os prazos de entrega;
- praticar preços compatíveis com o mercado.
A área de compras é considerada estratégica para o crescimento da empresa. Por isso, é preciso estabelecer boas práticas que ajudam a melhorar os resultados.
Quais são os principais modelos de avaliação de fornecedores?
Adotar o processo de avaliação depende do alinhamento das expectativas tanto de empresas como de seus fornecedores. Essa é uma iniciativa que ajuda a desenvolver a melhoria contínua e a confiabilidade no processo de compras.
Há várias metodologias de avaliação que geram visibilidade sobre o processo e o desempenho dos parceiros. Conheça as mais utilizadas no mercado.
1. Questionário de avaliação
Esse é um dos modelos mais simples de implementar. Basta listar perguntas para identificar se o potencial fornecedor conta com as qualificações e os atributos necessários. Utilize perguntas como:
- Qual é o prazo de entregas para os produtos?
- A empresa oferece customizações ou produtos sob encomenda?
- Qual é a capacidade de produção/entrega?
- O fornecedor tem certificações de qualidade?
Atribua uma nota para cada resposta positiva e faça o somatório. A partir daí, crie uma classificação ou estabeleça uma nota de corte para determinar quais fornecedores estão aprovados de acordo com os critérios. Geralmente, essa é uma avaliação inicial e outros modelos podem ser adotados posteriormente para aprofundar a consulta de informações.
2. Matriz de Kraljic
O foco da matriz de Kraljic não são os fornecedores, mas os produtos que comercializam. Esse método classifica todos os itens comprados em quatro categorias: estratégicos, alavancagem, gargalo e não críticos. Em seguida, a lista é cruzada nas dimensões de risco e impacto.
Quando transferimos a atenção para os itens, é possível criar uma lista de prioridades. Por exemplo, os materiais considerados estratégicos devem ter a sua reposição programada com rigor e, se possível, manter um estoque de segurança maior.
Com isso, o gestor tem controle sobre a sua necessidade, o que possibilita a aquisição dos produtos na quantia e no momento certo. Ao considerar o impacto e o risco, é possível identificar o fornecedor ideal com base nos custos, capacidade de atendimento e condições de negociação.
3. Análise dos 10 Cs
Quando o assunto é qualidade dos fornecedores, esse é um dos modelos de avaliação mais utilizados. Ray Carter criou esse conceito em 1995, inicialmente com 7 Cs e, posteriormente, incluiu mais 3 Cs. Veja abaixo quais são eles.
1. Competency (Competência)
Esse conceito requer que o empreendedor faça uma avaliação completa das competências do fornecedor quanto aos aspectos necessários para manter o abastecimento. É importante considerar desde as instalações físicas até as qualificações da equipe. Também dedique tempo para falar com outros clientes e descobrir a opinião deles sobre o fornecedor.
2. Capacity (Capacidade)
A sua empresa já enfrentou imprevistos porque o fornecedor não foi capaz de entregar o seu pedido conforme combinado? Isso acontece repetidamente ou durante períodos sazonais? Se esse problema se repete com muita frequência, é recomendado introduzir essa forma de avaliação para minimizar esse risco.
3. Commitment (Compromisso)
O ideal é construir uma relação de longo prazo e confiabilidade. Assim, é essencial verificar se o fornecedor tem um bom programa de qualidade e implementa políticas como ISO ou seis sigma.
4. Control (Controle)
Um dos aspectos que devem ser avaliados é a capacidade do potencial fornecedor de manter o controle sobre os seus processos, resultados e procedimentos de trabalho. A tecnologia ajuda muito nessa rotina, portanto, também verifique o grau de automação e recursos disponíveis.
5. Cash (Dinheiro)
A situação financeira dos seus parceiros também é sua responsabilidade. Imagine que o gestor contrata uma empresa de pequeno porte cujo faturamento depende desse fornecimento. Nesse caso, romper o contrato significa que a empresa pode perder uma parte considerável da sua renda. Portanto, acompanhe o grau de endividamento e o nível de dependência antes de tomar essa decisão.
6. Cost (Custo)
A política de preços praticados está entre os principais fatores que influenciam a decisão de compra. Assim, avalie a relação custo-benefício para determinar a opção mais vantajosa.
7. Consistency (Consistência)
Para muitas empresas, a sua estratégia de estoque exige que os parceiros sejam capazes de manter o fluxo de suprimento de acordo com o programado. Isso aumenta a necessidade de consistência no abastecimento.
8. Culture (Cultura)
Um dos pilares de uma relação de negócios bem-sucedida é a presença de valores compartilhados. Quando a cultura organizacional é semelhante, maiores são as chances do fornecedor tratar o contrato com a mesma dedicação.
9. Clean (Limpeza)
A sustentabilidade é uma das características mais valorizadas pelo consumidor, Não só isso, há vários casos em que empresas são responsabilizadas pelos atos de seus fornecedores. Portanto, clean remete a ideia de cuidado e responsabilidade ambiental.
10. Communication (Comunicação)
Quando falamos de comunicação e compartilhamento de informações, é importante entender que manter um diálogo aberto é essencial para solidificar essa relação. Busque soluções que facilitem essa prática e dedique esforço para construir esse relacionamento.
Por que vale a pena avaliar fornecedores?
Para entender o peso dessa relação, é importante ressaltar que há uma interdependência entre empresas e seus fornecedores. Por exemplo, uma entrega de materiais em atraso pode interromper a produção. Por outro lado, se o cliente atrasa o pagamento dos pedidos, há um impacto no fluxo de caixa.
Por esse motivo, é recomendado implementar iniciativas que ajudam a manter essa relação equilibrada, para que ambas as partes cumpram com as suas obrigações no contrato de fornecimento.
Estabelecer alguns critérios ajuda nessa tarefa. São eles:
- evitar a dependência: contar com mais de um fornecedor para os materiais em estoque ajuda a reduzir a chance de desabastecimento;
- flexibilidade de negociação: esse aspecto está relacionado a capacidade de atender imprevistos e solucionar problemas com agilidade;
- criar um senso de parceria: essa interação deve ser pautada pelo beneficio mútuo, ou seja, ambas as empresas devem crescer no decorrer do tempo;
- apoiar o processo de adequação: não basta somente identificar problemas também é preciso participar ativamente na criação de soluções inovadoras.
Deixar de praticar a avaliação de fornecedores pode se transformar em um problema. Essa falta de controle pode causar atrasos, afetar a satisfação do cliente e prejudicar a lucratividade. Portanto, não deixe de acompanhar essa relação.
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