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Um relatório institucional é um documento empresarial que visa informar sobre determinados aspectos de um negócio, como as ações de gestão e balanços de receitas. Ele é extremamente importante, uma vez que reúne o ponto de vista dos dirigentes e resultados das ações implementadas pela organização.
Um bom relatório institucional combina texto, infográficos e uma boa diagramação, entre outros elementos. Contudo, a sua principal função é informativa e isso demanda clareza e objetivo. O principal desafio é coletar dados de vários departamentos da empresa, rastrear os principais indicadores de desempenho (KPI) e apresentar um quadro compreensível.
Para facilitar a realização do seu relatório, elencamos algumas dicas práticas de como elaborar um documento de alto nível. Siga conosco!
1. Seja objetivo
Um relatório institucional deve prezar pela objetividade. Contudo, isso não significa resumir todos os pontos mais complexos e fazer tudo caber em um apenas uma página. A ideia, aqui, é focar na qualidade, e não na quantidade.
Para isso, prefira frases curtas e objetivas, que não deixem margem para dúvida. Além disso, crie um índice para que você consiga dividir os assuntos abordados em tópicos. Por isso, escolha títulos que tenham realmente a ver com o tema — assim, os colaboradores saberão exatamente o que esperar.
Não precisa ser econômico na hora de dividir os títulos em subtítulos, já que essa ação ajuda na organização da leitura e ainda facilita a consulta posterior, principalmente em documentos eletrônicos.
2. Defina as prioridades
Uma preocupação na hora de elaborar o relatório institucional deve ser alinhar a objetividade à clareza na apresentação dos temas. Para cada trabalho elaborado, uma pergunta deve nortear o processo: por que os colaboradores precisam desse documento?
Pensar nas principais palavras-chave em relação ao tema geral também é uma maneira de não deixar de abordar tudo o que seja importante para os colaboradores. Com essa ação, você define as prioridades e norteia tudo o que é relevante na elaboração do documento.
Uma outra dica interessante é definir duas ou três metas. Isso é importante até mesmo para aplicar os respectivos indicadores de desempenho e mensurar os resultados posteriores.
3. Leve em consideração o feedback do cliente
Outra prática recomendada é analisar os feedbacks dos clientes, uma vez que eles afetam o desempenho geral de uma organização. Esse retorno por parte dos consumidores não ajuda apenas a entender o que as equipes estão fazendo de errado, mas também o que está dando certo.
Assim, organizar pesquisas de feedback é muito importante até mesmo para fomentar uma estratégia baseada na análise de dados. Um exemplo é o mapeamento das opiniões dos clientes sobre um determinado produto para identificar pontos problemáticos e realizar ajustes pontuais.
Por isso, na hora de redigir um relatório institucional, considere os feedbacks dos clientes e como aquelas opiniões se relacionam às metas contidas no documento.
4. Realize uma análise histórica
Para que o seu relatório seja realmente útil, é importante reunir três tipos diferentes de informações: conteúdo, contexto e significado. Dessa forma, será possível contar uma história e engajar os leitores — em vez de simplesmente enumerar dados aleatórios.
Para isso, é importante combinar dois tipos de análise: histórica e de tendências. Isso envolve desenvolver um relatório com um padrão de início, meio e fim, complementados pela tendência de dados ao longo tempo. Um bom exemplo é realizar a comparação de receita no primeiro trimestre do ano corrente com os números do mesmo período do ano passado.
Outra forma de combinar a análise histórica com o uso de tendências e dados é contrastar diferentes métricas, como os KPIs. Isso pode ser feito com a demonstração de uma receita desejada comparada ao número real do trimestre.
4.1. A importância do uso de KPIs
Para entender melhor a importância dos indicadores-chave nos relatórios institucionais, podemos citar um exemplo específico. Suponhamos que um gerente de um determinado setor, como marketing, precisa justificar os gastos atuais do setor para um superior hierárquico.
Para demonstrar que a estratégia tem mostrado um resultado, será interessante mostrar os ganhos efetivos em receita e ROI (retorno sobre o investimento). É aqui que entram os KPIs, que se mostram uma forma precisa de mensurar resultados.
Dessa forma, algumas variáveis podem ser informadas, como o número de e-mails captados (em relação ao mesmo período do ano anterior) e a quantidade de inscrições semanais de leads. Usando esses dados, será possível informar a receita que está sendo impulsionada pela nova estratégia de marketing — e incluir essas informações no relatório institucional.
5. Torne o relatório visivelmente agradável
Suponhamos que o seu relatório seja realmente completo, contrastando dados em relação a períodos anteriores e trazendo um número impressionante de informações para os colaboradores e supervisores. Parece o suficiente para agradar a todos, não é mesmo?
Bom, não necessariamente. Isso porque também é importante cuidar do visual final do relatório, cuidando para que a quantidade de informações não sobrecarregue a mente de quem irá lê-lo. Uma boa ideia é maneirar na exibição de KPIs: de três a seis em um mesmo relatório é um intervalo razoável.
É importante lembrar que o relatório institucional leva à tomada de decisões e novas estratégias: por isso, elaborar um documento confuso e difícil de ser decifrado dificulta a ação dos gestores. Para garantir que os dados sejam apresentados de forma clara, busque implementar uma espécie de hierarquia visual.
Isso pode ser feito com o fornecimento dos pontos mais importantes em cada KPI ou artigo do texto. Mais uma vez, ressaltamos: não deixe de investir na divisão por tópicos: assim, cada leitor poderá buscar (ou retomar) aquilo que mais interessa, sem se perder em meio ao conteúdo.
6. Elabore uma conclusão
Todo bom documento tem uma conclusão, que serve para ressaltar os pontos fortes do relatório e até mesmo expressar as novas prioridades e objetivos da empresa. Capriche nessa parte, não deixando de ressaltar os principais destaques: assim, os leitores poderão retornar a esses tópicos.
Como o resto do texto, a conclusão deve ser clara e direta, deixando claro o objetivo da empresa ao elaborar aquele relatório e orientando os próximos passos. Não deixe de incluir, ainda, o ponto de vista dos gestores.
Agora que você conhece os principais passos para elaborar um bom relatório institucional, será possível desenvolver comunicados precisos e objetivos. Tente balancear a apresentação de dados relevantes com informações claras, além de investir em uma boa orientação visual. Portanto, conte com bons diagramadores e designers para entregar um resultado visualmente atraente.
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