6 minutos para ler
Você pode estar se perguntando o que falta para sua empresa se destacar em excelência, ter um ótimo controle financeiro e capacidade de retenção de colaboradores. A resposta pode estar relacionada à realização de um mapeamento de processos que auxilie na otimização das atividades, permitindo enxergar falhas na organização das tarefas e eliminando possíveis gaps.
O mapeamento de processos é uma forma de agrupar as ações necessárias para a realização de um serviço ou para a criação de um produto, apresentando as ligações que cada etapa tem entre si e delimitando, muitas vezes, o tempo em que as fases serão realizadas e os seus responsáveis.
Ao desenhar esse fluxo de trabalho, estabelecendo o percurso que considera essencial para a sua empresa, você consegue enxergar gargalos operacionais, padronizar as atividades, de modo a garantir o apuro na entrega do trabalho e controle financeiro, já que vai determinar as despesas com precisão e os lucros para cada atividade. O mapeamento garante uma gestão dos projetos mais assertiva.
Percebeu a importância do mapeamento de processos? Então, vamos falar sobre como implementar essa metodologia em sua empresa!
Como fazer o mapeamento de processos
Ao implementar esse método em sua empresa, sugerimos o envolvimento de toda a equipe na delimitação de cada atividade e na identificação das necessidades de cada função.
Por mais que você tenha visão de gestor, que é abrangente e inclui o acompanhamento do início da produção até a entrega, seus colaboradores têm uma visão pormenorizada, atenta a detalhes que nem sempre chegam até você e que podem ser aprimorados.
1. Definir quais os processos serão mapeados
Quais processos precisam ser mapeados? São processos de gestão? São os processos de apoio? Ou os primários?
Processos primários são aqueles que geram entrega para o cliente. Eles estão envolvidos na produção do trabalho e na finalidade de atuação da sua empresa. Os processos de apoio são os que oferecem suporte para a produção, isso é, para os primários e para os processos de gerenciamento. Por falar neles, processos de gerenciamento são aqueles envolvidos na condução e na viabilização dos processos primários e de apoio.
Nossa sugestão é começar o mapeamento pelos processos primários, os quais estão diretamente ligados à satisfação do cliente e ajudam a mobilizar os demais. Mas, caso você já tenha feito esse trabalho e/ou perceba uma falha nos processos de apoio e de gerenciamento, pode começar por eles.
2. Montar um mapa de processos para cada um deles
Nesta etapa, é importante envolver diretamente a equipe para compreender como se iniciam suas tarefas e como se encerram cada uma delas. O trabalho de um designer de joias, por exemplo, inicia-se com o direcionamento de como o produto deve ser e para quem será vendido. Nesse caso, o trabalho se encerra quando o desenho é finalizado e aprovado pelo cliente.
Antes do desenho ser criado e aprovado, outras fases aconteceram. A equipe de vendas já atuou para a realização da venda, buscando entender quais características o produto deveria apresentar para atender o pedido do cliente. Após a finalização do design, outras etapas do processo se iniciam, como a produção e a entrega da joia nas mãos do cliente.
É um fluxo com começo, meio e fim. Depende de pessoas para realizarem seu trabalho, de um acompanhamento para garantir que as etapas se iniciem e que todas elas sejam devidamente finalizadas dentro do prazo e do custo delimitado no início.
3. Conferir e validar o mapeamento do processo
Uma vez que você tenha o processo definido em suas mãos, com todas as variáveis e os ajustes que podem ser solicitados pelo cliente até a entrega, é hora de disseminar o fluxo para a equipe. Cada colaborador deve entender o funcionamento de seu trabalho e os afazeres dos colegas para evitar que etapas importantes do processo fiquem paradas.
No exemplo do design de joias, uma vez finalizada a sua parte, o designer precisa garantir que o desenho será produzido. Se ele der seu trabalho por encerrado ou não souber para quem direcionar o trabalho, há sérias chances de a equipe não cumprir com o prazo estipulado, gerando diversos problemas para a operação, entre eles, a insatisfação do cliente.
Portanto, converse com a equipe e valide todos os processos para garantir que cada colaborador entenda quando se iniciam suas tarefas e quando elas devem ser finalizadas. Este é o momento ideal para alterações e possíveis ajustes por parte da equipe!
4. Modelar o processo
Modelar um processo significa criar uma espécie de mapa, é transformá-lo numa ferramenta de fácil acesso, consulta e verificação para os colaboradores. Há empresas que se dedicam a criar diagramas e disponibilizar para a equipe, seja por meio de manuais ou por meio de adesivos nas paredes.
É importante que esse desenho esteja claro e de fácil utilização, já que a maior parte das dúvidas costuma surgir ao longo do processo, quando todos estão envolvidos com a produção e, portanto, estão ocupados cada um com suas tarefas.
5. Automatizar e monitorar
Automatizar é uma palavra cujo significado tem a ver com mecanização. Em se tratando de gestão de pessoas, parece estranho mencionar a ideia de que parte do mapeamento de processos inclui tornar algo mecânico. Afinal, a maior parte das empresas conta com pessoas e não robôs na realização do trabalho.
No caso das pessoas, além de compartilhar o modelo dos processos, é preciso investir em treinamento que torne o conhecimento sobre o esquema de trabalho da empresa constantemente difundido. Cada atualização desses processos deve ser rapidamente comunicada e colocada em prática, de modo que nenhum colaborador seja pego de surpresa.
Por fim, contar com sistemas de gestão que ajude a visualização do andamento das tarefas é extremamente recomendável para que todos os produtos e serviços tenham suas etapas iniciadas no prazo correto e entregadas dentro das expectativas do contratante.
As vantagens do mapeamento de processo são inúmeras. Obter maior controle sobre o andamento da produção, identificar os custos envolvidos na fabricação, ser mais assertivo no orçamento e identificar falhas e possíveis melhorias na realização das tarefas são algumas delas. Lembre-se de que rever os processos também é uma forma de manter a operação com bom funcionamento e ótimos resultados.
Gostaria de saber mais sobre mapeamento de processos e outras ferramentas para uma boa gestão? Confira nosso e-book Gestão 4.0: como atender as expectativas do cliente e do colaborador.
