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A modelagem de processos de negócio é uma ferramenta utilizada para entender os fluxos de trabalho da empresa. Essa é uma atividade que possibilita a identificação de gargalos, de falhas e problemas que estejam impedindo o crescimento da organização e a melhoria das tarefas.
Frequentemente, os gestores detectam ineficiência e a falta de resultados positivos na empresa, mas dificilmente sabem de onde vem esse problema. Diante dessa questão negativa e oculta, a modelagem é uma maneira de desembaraçar as etapas e todos os processos envolvidos em um fluxo de trabalho.
Esse também um método importante para tornar a produção da sua equipe mais eficiente, sem desperdício de recursos e de maneira que seja possível aumentar a produtividade da empresa. Essa otimização de processos reflete de maneira positiva na lucratividade, maturidade de gestão e na competitividade do negócio.
Para ter esses resultados no seu negócio e modernizar a sua empresa, entenda o que é a modelagem e confira o passo a passo para colocá-la em prática. Acompanhe.
O que é modelagem de processos de negócio?
A modelagem de processos de negócio é uma apresentação e representação gráfica do fluxo de trabalho e das atividades de uma empresa. Também conhecido pelo termo em inglês Business Process Modeling (BPM), esse modelo ilustrativo e analítico dos procedimentos do seu negócio pode ser feito por meio de diagrama, fluxogramas e qualquer outro método gráfico que seja de fácil entendimento para os gestores.
Esse é uma atividade que vai muito além de mapear o trabalho feito em um negócio. O processo de modelagem também objetiva a compreensão, transformação, automação e documentação de todas as tarefas.
Cada método utilizado para o seu BPM ditará a complexidade e a quantidade de informações levantadas. Veja como isso funciona.
Diagramas de processos
São representações gráficas que descrevem os processos mais relevantes do seu fluxo de trabalho, ou seja, ignora e não trata de detalhes ou características específicas das atividades executadas.
Mapas de processos
Aqui, é feito um levantamento de informações mais abrangente, para que cada peça e item de uma tarefa seja analisada. Porém, ainda não engloba todos os elementos que fazem parte do fluxo.
Modelos de processos
Esse é o método mais completo e complexo da modelagem de processos de negócio. Sua estruturação considera todas as etapas, recursos e colaboradores envolvidos em cada fluxo de trabalho.
Quando surgiu?
O termo Business Process Modeling foi tratado pela primeira vez no ano de 1967, em um artigo publicado na revista Automation. Como pôde perceber, esse não é um conceito recente, mas somente foi ganhando força conforme a modernização do setor de TI das empresas e dos investimentos em inovação.
Mais tarde, nos anos 70, a modelagem de processos de negócio não era eficiente, pois os modelos de fluxo eram estruturados somente por meio fluxogramas com dados coletados de outros setores da empresa, e não necessariamente daquele que estava sendo avaliado. Além disso, a linguagem utilizada era complexa, o que dificultava o entendimento e a clareza dos demais colaboradores e responsáveis pela empresa.
Diante dessa complexidade, um modelo mais dinâmico, claro e que era capaz de apresentar todo o comportamento e funcionamento de um negócio começou a tomar forma. Até que evoluiu para os modelos que conhecemos atualmente.
Para que serve a modelagem de processos de negócio?
De modo geral, o BPM é uma ferramenta utilizada para controlar, entender, melhorar e projetar o fluxo de trabalho operacional, para que seja possível compreender todo o funcionamento da organização. Em outras palavras, é uma forma de desenhar e destrinchar tudo o que é feito na empresa, a fim de identificar gargalos, falhas, desequilíbrios e oportunidades de melhoria.
Além disso, esse método também serve para documentar todas as fases dos processos. Assim, você consegue ter informações para controlar a produtividade e a qualidade do que é executado para alcançar metas e o crescimento do negócio. Afinal, isso somente é possível quando todas as tarefas estão alinhadas.
No ambiente empresarial, é muito comum fazer mapeamentos de processo para identificar problemas e melhorar o desempenho de todas as equipes. Muitas vezes, o BPM e o ato de mapear são tratados como sinônimo, pois, na verdade, eles são a mesma coisa.
Contudo, a diferença mais relevante entre esses dois conceitos é que a modelagem é ainda mais detalhada e conta com mais informações do que o mapeamento. Diante disso, o BPM fornece dados sobre o fluxo de trabalho, como as horas trabalhadas por colaborador, o tempo necessário para execução de cada tarefa e outras especificações.
Quais são os benefícios do business process modeling?
Os benefícios da modelagem de processos de negócio vão além da representação e identificação da sequência de etapas de uma atividade. Vale ressaltar que, os impactos positivos e melhorias desse método precisam ser feitos de maneira constante e não algo que é executado uma vez ou outra.
A constância é um dos segredos para que as estratégias e aperfeiçoamentos funcionem da maneira adequada. Tendo isso em mente, separamos os principais benefícios de começar a atuar com o BPM. Veja só.
Ganho de agilidade
Muitas tarefas em uma empresa levam mais tempo do que realmente é preciso para serem executadas com eficiências. Esse atraso pode ser resultado de colaboradores sem treinamento, desmotivados, de ausência de automação na organização ou utilização de tecnologias ultrapassadas.
Por meio da modelagem de processos de negócio você identifica o tempo que essa tarefa demanda, quais são os envolvidos e as etapas que precisam ser agilizadas e otimizadas. Dessa forma, o ganho produtivo refletirá nos resultados da organização.
Redução de custos
A eliminação de gastos desnecessários é o reflexo de um fluxo de trabalho eficiente e de estratégias adequadas, e não um processo em isolado. Quando você elimina fases sem necessidade das atividades e otimiza a execução de cada uma delas, consegue eliminar falhas, desperdícios e a perda de tempo.
Com isso, de maneira direta, a equipe utilizará menor quantidade de recursos e dinheiro para fazer o mesmo trabalho, porém com a redução dos custos de produção, com mais agilidade e qualidade, já que todos os processos estarão alinhados.
Melhorias na comunicação
Você nunca sabe o que os colaboradores estão fazendo? Não tem conhecimento sobre como andam as tarefas da empresa e tem a impressão de que fala para as paredes? A falta de comunicação nas empresas é um dos principais e mais perigosos motivos que levam ao desalinhamento de metas, falta de comprometimento da equipe e baixos níveis de produtividade.
Além disso, você passa a não entender o funcionamento da organização e das estratégias, sendo que, muitas vezes, isso é causado quando as tarefas não são delegadas de maneira organizada e pela falta de engajamento de todos.
Para resolver esse fator negativo e fortemente prejudicial, utilizar a modelagem de processos de negócio é uma maneira de entender o fluxo de trabalho e de todos os responsáveis. Para isso, será necessário que todos na empresa se comuniquem de maneira clara e constante para que as etapas de cada tarefa sejam levantadas.
Essa também é uma maneira de compreender quais treinamentos e qualificações são necessárias para o momento atual da empresa. Dessa forma, o PBM configura um guia para identificar quais conhecimentos os colaboradores e os responsáveis pelas tarefas precisam para se capacitar e otimizar o fluxo de trabalho e tornar as atividades mais eficientes.
Transparência
Ao fazer a diagramação, todos da empresa terão conhecimento sobre o funcionamento dos processos, poderão verificar os responsáveis por etapa e entender quais atividades influenciam no fluxo de trabalho de cada colaborador.
Com isso, todos ficam mais conscientes sobre os objetivos de cada tarefa, a quem reportar em caso de dúvidas e problemas, como é operação de cada setor. Uma gestão transparente é a base da confiança e do engajamento dos funcionários, pois o modelo pautado em obediência e “faça sem perguntar” já não funciona mais em negócios que queiram colaboradores ativos, empolgados e que façam parte do crescimento das empresas.
A democratização na partilha de informações e resultados pode ser a chance de a empresa inovar e se tornar mais competitiva, sendo que muitas ideias, projetos e decisões nem sempre dependem somente dos gestores e da diretoria.
O que é preciso para implantar?
Para implantar a modelagem de processos de negócio você precisa, primeiro, investir e trabalhar na automação e modernização das suas atividades. Dificilmente será possível elaborar e estruturar o seu diagrama ou fluxograma sem as informações reais e dados sobre as atividades.
Após isso, é importante definir qual será a equipe responsável por ajudar você no desenvolvimento do BPM, para que assim as tarefas sejam delegadas de maneira organizada e de modo que cada colaborador fique encarregado por levantar dados de determinado setor.
Além disso, você precisa começar determinando quais serão os modelos e métodos utilizados. As abordagens utilizadas são:
- top-down (de cima para baixo): é feito um levantamento de gerais e básicas informações sobre os processos, para somente depois disso construir uma visão mais detalhada e específica;
- middle-out (do meio para fora): modelo utiliza quando são identificados falhas e problemas em uma tarefa ou fluxo. Por isso, a concentração é no erro e depois nas outras etapas do processo;
- bottom-up (de baixo para cima): essa abordagem é contrária ao top-down, sendo que primeiro são diagramadas as informações específicas e detalhadas das atividades, para depois incluir os dados básicos e gerais.
Como é o passo a passo da modelagem de processos de negócios?
O primeiro passo para colocar o business process modeling em prática é decidir entre as abordagens citadas, pois será a partir dessa escolha que identificará as ferramentas e outros detalhes relevantes para a sua modelagem. Agora que você já sabe o que é necessário para começar a implantação, veja quais são os próximos passos.
Colete informações
Para a estruturação da sua modelagem, levante o maior volume possível de informações sobre as atividades e fluxo de trabalho que será avaliado. Isso inclui os objetivos da tarefa, as regras, se há leis envolvidas e as políticas que relacionadas.
Quanto mais automatizada e moderna for a sua empresa, mais fácil será essa etapa, já que muitas ferramentas auxiliam nesse levantamento. Lembrando que, nessa fase, basta identificar e anotar o máximo de dados que conseguir.
Organize as informações
Identificadas as fases, envolvidos e detalhes do fluxo de trabalho é o momento de organizar esse emaranhado de informações. O ideal é desenvolver uma sequência das tarefas, indicando as responsabilidades de cada colaborador, insumos necessários em cada etapa e demais dados que foram coletados.
Essa organização é feita em três níveis de modelagem. O primeiro deles é o diagrama, ou fase inicial do seu BPM. Aqui não são descritos muitos detalhes, somente o básico e geral, ou seja, o macro. O segundo nível é o mapa, que é uma versão mais detalhada do diagrama. Esse é o momento de listar os colaboradores envolvidos na tarefa, os materiais e as regras.
Por fim, é feito o modelo, que é a apresentação final, completa e detalhada da sua modelagem de processos de negócio. Nesse nível, toda a atividade deve estar organizada e de maneira que seja possível simular o processo. Assim você identifica o que precisa ser melhorada, quais são as falhas e o que tem funcionado da forma adequada e esperada.
Documente tudo
Todos os problemas, opções, soluções, fases e detalhes precisam ser registrados e documentos. Essa será a sua base para nortear o seu processo decisório. Esse documento precisa ser elaborado com uma linguagem de fácil entendimento por todos, deve ser transparente e compartilhada pelos envolvidos e responsáveis por processo.
O ideal é que essa documentação seja compartilhada por meio de uma apresentação da organização. Assim, caso algum colaborador tenha alguma dúvida, sugestão ou algo a acrescentar isso poderá ser feito em conjunto.
Para que uma organização cresça de maneira saudável e duradoura, os fluxos de trabalho precisam estar alinhados. Para isso, a modelagem de processos de negócios, ou business process modeling é uma ferramenta indicada para identificar possíveis falhas e melhorias.
Agora que já sabe como evitar problemas e prejuízos nas atividades do negócio, aproveite para conferir como fazer a sua empresa crescer financeiramente e de forma efetiva.
