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O gerenciamento de processos é uma das atividades administrativas mais básicas para o desenvolvimento de um negócio, já que serve tanto para fazer a operação avançar quanto para encontrar novos meios de melhorá-la em prol de ampliar os resultados empresariais.
Mesmo em uma microempresa individual, onde na maioria das vezes é o proprietário quem faz tudo sozinho, dar atenção aos processos é importante. Afinal, quando se tem uma empresa tão enxuta, ganhar produtividade e evitar desperdícios é imprescindível.
Veja a seguir mais motivos para colocar a gestão de processos em prática na sua empresa!
Qual é a importância de fazer o gerenciamento de processos na MEI?
Como visto, um microempreendedor individual – MEI pressupõe uma operação enxuta com o quadro funcional limitado ou somente o empreendedor fazendo todas as tarefas do negócio. Isso por si só exige que a máxima organização das atividades seja aplicada para aproveitar recursos, como o tempo, da melhor maneira possível.
Dessa forma, adotar boas práticas voltadas para o gerenciamento de processos significa ampliar a produtividade e a eficiência da empresa. Como efeito, tanto os custos caem quanto os resultados crescem.
Ainda, a otimização dos fluxos de trabalho gera agilidade para realizar outras atividades da gestão, como a tomada de decisão, a resolução de problemas e a resposta a mudanças inesperadas do mercado. No fim das contas, investir nisso dá melhores condições para o negócio prosperar.
Como fazer o gerenciamento de processos no MEI?
O gerenciamento de processos abrange criar e melhorar a organização das atividades, por meio de práticas de gestão em que cada recurso seja aproveitado ao máximo. Confira a seguir algumas ações para te ajudar na gestão dos processos e como implantá-las na sua empresa!
Comece pelo planejamento
A gestão de processos foca no operacional, ela serve como meio para atingir metas e objetivos estratégicos. Por isso, o primeiro passo é definir quais são os alvos do negócio.
Toda empresa precisa de planejamento para estabelecer ações prioritárias, canais de vendas, parcerias importantes, perfil dos clientes e recursos necessários para concretizar sua proposta de valor.
Assim, comece criando uma visão sobre o funcionamento do negócio desde o dia a dia até o longo prazo a fim de ter um guia no qual se basear para definir os melhores fluxos de trabalhos e práticas a adotar.
Mapeie os processos
Um negócio em funcionamento já está com suas tarefas, processos e fluxos acontecendo, certo? Saber como as coisas são feitas é o caminho para identificar tanto perdas e limitações quanto oportunidades operacionais.
Tal mapeamento requer a esquematização das atividades na ordem que ocorrem, descrevendo como são executadas, por quem, quando, quais recursos usam, entre outras informações relevantes.
Reestruture os processos
A reestruturação das atividades empresariais envolve promover sua revisão para organizá-las no melhor formato possível, com a finalidade de agilizar seu andamento e diminuir o consumo de recursos em sua execução.
Tenha em mente que mesmo processos que estão funcionando podem ser otimizados. Portanto, analise quais ações são feitas e de que forma, buscando informações de referência para conhecer o modelo ideal.
Lembre-se que não basta mudar, é necessário criar procedimentos que indiquem os padrões e possam ser consultados. Desde descrições completas até o desenho dos fluxos servem de guia para sua realização, devendo compor um documento com essa finalidade.
Invista em tecnologia
Existem uma série de soluções tecnológicas que ajudam a desenvolver seu negócio disponíveis a baixo custo ou de modo gratuito, muito deles disponíveis no celular. Entre eles, estão os organizadores de tarefas online, que permitem criar listas de atividades e ordená-las, passando-as para o próximo estágio quando a fase anterior terminar.
Basicamente, essas plataformas possibilitam cadastrar as etapas dos processos de uma maneira visual, para controlar e acompanhar o que está sendo feito facilmente. Isso evita que algo seja esquecido, reduzindo atrasos, entregas com pouca qualidade e outras situações que impactam negativamente o cliente.
Além disso, usufruir dessas inovações auxilia na hora de compensar a falta de uma equipe maior, já que é possível automatizar operações repetitivas para focar no que realmente agrega valor. Por exemplo, em uma planilha simples é viável fazer algumas programações a partir de fórmulas e gerenciar controles da sua operação.
Promova a melhoria contínua
O gerenciamento de processos não se limita a estabelecer procedimentos de trabalho e garantir sua execução de acordo com o planejado. É fundamental manter seu aperfeiçoamento constante, a fim de assegurar a competitividade do negócio.
Não importa se é você quem realiza todas as tarefas ou se conta como apoio de um colaborador, promover a melhoria contínua envolve atuar em vários níveis diferentes, buscando aperfeiçoar o processo produtivo.
A começar pela mentalidade que deve entender a utilidade dessas mudanças para o sucesso do negócio e procurar por oportunidades de melhorias cotidianamente. Outro passo, é criar o hábito de periodicamente revisar os fluxos, revendo seu funcionamento.
Por fim, monitorar indicadores permite perceber problemas escondidos e evitar desperdícios. Que tal medir o tempo despendido para terminar cada atividade? Ou registrar o número de reclamações recebidas? Essas são métricas básicas que ajudama melhorar os processos do negócio.
Faça uma boa gestão do tempo
Quando se trata de processos empresariais, a gestão do tempo é outra atitude inteligente. Tanto por gerar uma economia financeira importante quanto por você passar a conseguir focar no que realmente agrega aos resultados.
Nesse contexto, é fundamental priorizar as atividades essenciais ao funcionamento do empreendimento e buscar sempre seguir as boas práticas de qualidade definidas, a fim de otimizar a execução das atividades e resultados da empresa.
Mais que isso, mantenha a disciplina em relação a organização planejada e a estrutura proposta. Afinal, essas etapas do gerenciamento de processos visam criar condições para que o bom andamento da empresa continue, independentemente das dificuldades que surgem.
Investir nas melhores práticas para realizar o gerenciamento de processos quando se é uma empresa pequena reduz as chances de perder o controle quando o negócio crescer. Além disso, é uma forma de maximizar a produtividade, aumentando os resultados do empreendimento sem demandar mais recursos.
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