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Uma pesquisa da Harvard Business Review apontou que profissionais do conhecimento (como analistas, gestores, consultores, professores e outros) passam cerca de 41% do seu tempo em atividades que poderiam ser facilmente delegadas para seus liderados que a exerceriam com competência.
Isso demonstra que saber como delegar tarefas é uma ação fundamental em qualquer empresa, seja qual for seu porte ou segmento. Afinal, uma correta distribuição de responsabilidades evita a sobrecarga de trabalho sobre determinados funcionários, bem como sua desmotivação.
Portanto, ajuda a aumentar a produtividade, otimizar o tempo, manter a equipe motivada e, como consequência, permite impulsionar os resultados do negócio.
Como esse é um grande desafio para muitos gestores, nós listamos 5 dicas valiosas para acertar na distribuição das atividades em sua empresa. Acompanhe a seguir!
1. Conheça a fundo os processos
O primeiro passo é entender como todos os processos do seu negócio são feitos. Mas não basta apenas saber que determinada atividade deve ser realizada, é preciso conhecer seus detalhes e de que maneira devem ser feitas para gerar os resultados esperados.
O ideal é fazer anotações dos pontos mais relevantes, como uma espécie de mapeamento dos processos, descrevendo um passo a passo completo e minucioso.
2. Analise as habilidades da sua equipe
Em seguida, descubra as habilidades de cada colaborador. Não há dúvidas de que isso deve ser feito no momento do recrutamento e seleção, mas também é importante lembrar que muitas habilidades podem ser desenvolvidas por meio de treinamentos e cursos de aperfeiçoamento.
Ao identificar a qualificação e capacitação de cada membro da equipe, você conseguirá saber qual é a pessoa mais indicada para executar as atividades de acordo com o seu mapeamento.
3. Seja claro em relação ao que espera
Saber como delegar tarefas também requer saber se comunicar com clareza. Somente dessa forma o colaborador conseguirá compreender o que deve ser feito e como deve ser feito. Além disso, estipule um prazo e um nível de qualidade. Mas, lembre-se de que o prazo deve ser realista.
Caso não consiga cumprir, o funcionário se sentirá desmotivado e provavelmente haverá uma queda em seu desempenho.
4. Ofereça suporte para a realização da tarefa
Ao delegar tarefas, certifique-se de que sua equipe tem tudo o que é necessário para realizá-la, como equipamentos, materiais, recursos financeiros, recursos humanos, entre outros. Lembre-se de que você distribui as atividades, mas a responsabilidade também continua sua.
5. Acompanhe a execução das atividades
O trabalho de um bom líder não se limita em dar ordens e aguardar os resultados. É preciso acompanhar a execução das tarefas para se certificar de que estão sendo feitas da maneira esperada. Assim, caso algo não esteja saindo conforme o orientado, há tempo hábil para corrigir o problema antes que ele se transforme em prejuízo para o negócio.
Portanto, entender como delegar tarefas é fundamental para os resultados de uma empresa. Isso porque essa ação impacta diretamente na produtividade e no desenvolvimento contínuo das habilidades dos colaboradores. Por isso, não deixe de seguir as dicas deste post para que sua equipe apresente o melhor desempenho.
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